Justificatifs conditions d’accès à la profession 


Attestation d'honorabiité

Vous trouverez ci-après un modèle d’attestation pouvant être utilisé pour vérifier l’honorabilité de vos salariés.
Nous vous invitons vivement à consulter la rubrique du juridique métier, dédiée à cette thématique.
 
Modèles à disposition : attestation d’honorabilité
 

Vous trouverez ci-après un modèle de livret de stage professionnel de niveau 1.
 
Nous vous invitons vivement à consulter la rubrique du juridique métier, dédiée à cette thématique.
 
Modèles à disposition : Livret de stage professionnel Niveau 1
 
 
Vous trouverez ci-après un modèle de livret de stage professionnel de niveau 2.
 
Nous vous invitons vivement à consulter la rubrique du juridique métier, dédiée à cette thématique.
 
Modèles à disposition : Livret de stage professionnel Niveau 2
 

Obligation d'information


 
Avant la conclusion d’un contrat d’assurance, la réglementation vous impose de présenter votre cabinet au client. Les informations à délivrer impérativement sont normées et peuvent être recensées au sein d’un document dit d’entrée en relation.
 
Attention : la fourniture de ces informations est obligatoire. Les mentions figurant sur votre papier à entête, vos cartes de visite ou encore votre site internet ne suffisent pas !
 
La CSCA a élaboré deux modèles indicatifs de document d’entrée en relation :
  • l’un destiné aux courtiers dits de catégorie b (analyse restreinte du marché),
  • l’autre destiné aux courtiers dis de catégorie c (analyse objective du marché).
Ces deux modèles doivent être personnalisés. Selon la situation de votre cabinet, certaines mentions devront être supprimées (signalées en rouge dans le document). N’utilisez surtout pas ces documents sans les personnaliser ni supprimer les mentions inutiles. En effet, l’information délivrée pourrait alors être regardée comme non conforme / non compréhensible par l’ACPR en cas de contrôle.
 
Sources : article L.521-2 I et II, article R.521-1 du Code des assurances
Outils mis à disposition : document d’entrée en relation catégorie b
                                                     document d’entrée en relation catégorie c
 

Mes documents RGPD


La 1ère étape de mise en conformité au RGPD consiste à faire un état des lieux de l’ensemble traitements de données personnelles réalisés au sein de votre cabinet.
 
A cette occasion, vous vous rendrez compte très certainement que vous en réalisez plusieurs.
 
Par exemple,
  • traitement de données de vos salariés dans le cadre de la formalisation du contrat de travail,
  • traitement de données de vos salariés dans le cadre de la gestion de leurs formations,
  • traitement de données de vos clients dans le cadre de la formalisation de votre devoir de conseil,
  • traitement de données de vos clients dans le cadre d’un jeu-concours. 
Afin de faciliter cette tâche de recensement, la CNIL a élaboré un modèle de registre des traitements. La CSCA l’a adapté le plus possible à votre situation.
 
Ainsi, vous trouverez ci-dessous un lien vers trois documents :
  • une notice expliquant la méthodologie à suivre,
  • un registre général permettant de recenser de façon synthétique l’ensemble des traitements réalisés au sein de votre cabinet,
  • pour chacun des traitements recensés, rédiger une fiche détaillant les caractéristiques du traitement. 
Cette 1re étape de mise en conformité peut sembler fastidieuse. Mais, elle est absolument nécessaire car elle vous permettra d’y voir plus clair sur la situation de votre cabinet en matière de traitements de données personnelles et votre degré d’exposition aux risques liés à ces traitements.
*
*    *
Nous vous rappelons que la CSCA a négocié trois offres avec la société SGS France, leader mondial de l’inspection, du contrôle, de l’analyse et de la certification :
  • un logiciel vous accompagnant dans la démarche de mise en conformité(avec un mois test gratuit),
  • un DPO externalisé,
  • un audit personnalisé.Plus de détails dans l’onglet « offres négociées » !
Outils mis à disposition : 1. Notice d’utilisation du registre des traitements
                                                    2. Registre général des traitements
                                                    3. Fiche de traitement
 

Vous devez prendre plusieurs mesures permettant de sécuriser les données personnelles traitées.
 
Ces mesures concernent bien entendu le volet informatique (application d’une politique adaptée de gestion des identifiants, utilisation d’un anti-virus adapté…) mais également les archivages papiers (sécurisation des armoires dans un endroit non accessible au public, fermeture des portes des armoires...).
 
La CNIL a élaboré un questionnaire permettant d’évaluer le niveau de protection des données personnelles existant au sein de votre cabinet. Au-delà de vous éclairer sur votre niveau de risque, ce questionnaire vous permettra de prendre conscience des mesures correctives à mettre en œuvre.
 
La première colonne de ce questionnaire renvoie à des fiches présentes sur le site de la CNIL vous éclairant sur ces mesures.
 
Vous trouverez ci-après les liens vous renvoyant vers ces documents.
*
*    *
Nous vous rappelons que la CSCA a négocié trois offres avec la société SGS France, leader mondial de l’inspection, du contrôle, de l’analyse et de la certification :
un logiciel vous accompagnant dans la démarche de mise en conformité (avec un mois test gratuit),
un DPO externalisé,
un audit personnalisé.Plus de détails dans l’onglet « offres négociées » !
 
Pour aller plus loin :  Questionnaire CNIL protection des données
                                           Guide CNIL Protection des données    
 

Solvabilité 2



La nécessité de formaliser et d’appliquer un plan de continuité d’activité (PCA) pour le Courtier découle de l’« effet ricochet » de la directive Solvabilité II.
 
L’article 49 de cette dernière établit des obligations en matière de sous-traitance de certaines activités et rappelle que les entreprises d’assurance et de réassurance conservent l’entière responsabilité du respect de l’ensemble des obligations qui leur incombent lorsqu’elles sous-traitent des fonctions ou des activités d’assurance ou de réassurance. Ainsi, la directive impose aux Assureurs de contrôler les activités de leurs sous-traitants de la même manière que si celles-ci étaient exploitées en interne.
 
Ainsi, le Courtier ayant conclu une convention de délégation avec un Assureur verra systématiquement ce dernier lui demander de mettre en place un PCA. Celui-ci a pour objectif de démontrer à l’Assureur délégant que son délégataire est capable d’anticiper les situations de crises ou les scénarios susceptibles d’impacter la qualité et/ou la continuité des activités déléguées et donc de prévoir en conséquence un certain nombre de mesures permettant de pallier à la situation de crise ou, a minima, d’en atténuer les effets.
 
Consciente des difficultés qui peuvent se poser dans la mise en place d’une telle procédure, la CSCA vous propose un modèle de PCA qui à pour objectif de vous aiguiller sur l’objet de ce dispositif ainsi que sur la manière dont vous pouvez l’établir.
 
Ce modèle doit obligatoirement être rempli, complété ou modifié selon la situation de votre structure et surtout en considération des exigences des conventions de délégation conclues avec les assureurs partenaires et leurs exigences.
 
Les situations et les solutions envisagées dans le cadre de notre matrice de PCA ne sont que des exemples indicatifs. Par conséquent, il est impératif que chaque utilisateur adapte ce document au regard de sa situation interne et en considération des exigences des assureurs délégants avec lesquels il travaille et des mesures réellement envisageables et pouvant être le cas échéant mises en œuvre.
 
A défaut, le modèle tel qu’il vous est proposé ne sera pas adapté à votre propre situation et ne saurait par conséquent répondre aux attentes de vos assureurs délégants et/ou de l’ACPR en cas de contrôle.
 
Outils mis à disposition :  
1. Guide d’élaboration d’un PCA - SGDSN
                                                     2 . Matrice PCA
 

Dès lors qu’un assureur délègue à un courtier un ensemble de tâches dans le cadre de la Directive « Solvabilité II », celui-ci doit s’assurer que les activités déléguées sont gérées par ledit courtier conformément aux exigences légales ainsi qu’au regard de ses éventuelles exigences précisées aux termes de la convention de délégation.
 
Cette obligation de contrôle de l’assureur vis-à-vis du courtier portant sur les activités qu’il lui a déléguées découle de la directive « SII », laquelle impose le principe selon lequel une délégation ne peut être maintenue qu’à la condition que le délégataire soit en mesure de gérer les activités pour le compte de l’assureur d’une manière efficace, pérenne et sans accroître le risque pour le client final étant entendu que l’assureur demeure in fine responsable vis-à-vis de l’ACPR notamment.
 
A ce titre, l’assureur a donc besoin de pouvoir constater que le courtier maîtrise les activités qui lui sont déléguées, a identifié les principaux risques y afférents et a pris les dispositions nécessaires lui permettant de contrôler que les process applicables, tant métiers que techniques ou bien encore opérationnels sont bel et bien respectés, assurant ainsi une exploitation déléguée encadrée, suivie et donc plus facilement contrôlable au cours des différents audits menés chez le courtier.
 
Le contrôle interne devant être mis en place par chaque courtier délégataire a donc pour objectif de prévoir une organisation interne plus ou moins complexe en fonction de la taille de la structure permettant de contrôler que les tâches effectuées par les équipes opérationnelles du courtier sont réalisées (ou non) conformément aux exigences imposées par l’assureur et dans un cadre permettant de pouvoir réagir en cas de dysfonctionnement.
 
Il faut avoir en tête que le contrôle interne, outre une organisation ad hoc doit être « vivant » et être documenté de manière à pouvoir démontrer le cas échéant que les activités que le courtier réalise pour le compte de l’assureur sont maitrisées et que les process n’existent pas que sur le papier.
 
D’un point de vue très pratique, la manière dont votre contrôle interne sera élaboré doit être à la fois efficace et opérationnelle mais également pragmatique de manière à ce que le contenu décrit dans votre process de contrôle interne se vérifie dans la réalité.
 
Concernant la formalisation des rapports de contrôle, il n’existe aucun formalisme imposé si ce n’est l’écrit. Dans la matrice qu’elle vous propose, la CSCA vous aiguille sur la manière dont vous pouvez formaliser ces rapports et quels sont les éléments minimums devant y figurer mais elle n’est pas apte à fournir un modèle de rapport étant donné que ce type de support découle nécessairement du contenu du process interne propre à chaque courtier.
 
Consciente des difficultés qui peuvent se poser dans la mise en place d’une telle procédure, la CSCA vous propose une matrice de contrôle interne laquelle a pour objectif de vous aiguiller sur l’objet de ce dispositif ainsi que sur la manière dont vous pouvez l’établir. Les exemples de rédaction qu’elle contient ou bien encore les informations ayant pour but de vous faciliter la réalisation de votre propre contrôle interne ne revêtent aucun caractère obligatoire.
 
La matrice de contrôle interne doit obligatoirement être adaptée selon le périmètre des activités qui vous sont déléguées, la situation de votre structure et enfin en considération des exigences des conventions de délégation conclues avec les assureurs partenaires et leurs exigences. A défaut, le modèle tel qu’il vous est proposé ne sera pas adapté à votre propre situation et ne saurait par conséquent répondre aux attentes de vos assureurs délégants et/ou de l’ACPR en cas de contrôle.
 
Outils mis à disposition :  Matrice processus contrôle interne
 

La lutte contre la fraude est un impératif légal auquel tout courtier délégataire d’un assureur doit se soumettre. Cela fait partie des obligations dont le respect constitue la condition « sine qua none » du maintien/renouvellement des conventions de délégation conclues avec les assureurs.
 
La lutte contre la fraude a pour objet d’identifier et de combattre notamment la fraude à l’assurance mais également les cas de fraude liés à des déclarations de sinistres exagérés, d’octroi de garantie indues ou d’optimisation des contrats d’assurances. Il convient donc que chaque courtier adopte les mesures opérationnelles nécessaires à l’identification des situations de fraude lorsqu’il se trouve en face d’un client lui décrivant une situation inhabituelle.
 
La matrice de process de lutte contre la fraude qui vous est proposé par la CSCA a pour objectif de vous aiguiller sur l’objet de ce dispositif ainsi que sur la manière dont vous pouvez l’établir.
 
Cette matrice ainsi que ses annexes doivent être obligatoirement adaptées à la situation de la structure qui l’utilise et complétées ou modifiées à la lumière des exigences des conventions de délégation conclues avec les assureurs partenaires.
 

Les situations ou les cas de fraude mentionnés dans la matrice de process ne le sont qu’à titre d’exemple et peuvent être reprises mais celles-ci ne sont pas nécessairement suffisantes ou bien adaptées à chacun des produits que la société utilisatrice commercialise.
 
Par conséquent, il est indispensable que chaque utilisateur de ce process l’adapte à sa propre situation, à son organisation interne, ainsi qu’aux exigences des assureurs délégants avec lesquels il travaille.
 
A défaut, le process tel qu’il vous est proposé ne sera pas adapté au mieux à votre propre situation et ne saurait par conséquent être considéré comme conforme en cas de contrôle de l’ACPR ou de l’assureur délégant.
 
Outils mis à disposition :  Matrice processus lutte contre la fraude

Veuillez vous identifier ou vous inscrire pour lire la suite...